Cea mai mare parte a fraudei prin redirecționarea facturilor nu pătrunde în sistemele tale - pur și simplu cere, politicos și convingător, să fie modificate datele bancare ale unui furnizor. Odată ce înregistrarea master a furnizorului indică contul escrocului, fiecare factură viitoare plătește automat partea greșită. Automatizarea conturilor de plătit face ca această defecțiune să fie mai rapidă și mai discretă, motiv pentru care un control de verificare își are locul în flux.
Unde intră frauda în procesul AP
O privire lucidă asupra ciclului de viață AP arată singurul eveniment cu cel mai mare risc:
- Un furnizor (sau cineva care îi ia identitatea) solicită schimbarea contului bancar.
- Un formular de onboarding furnizează un IBAN pe care nimeni nu confirmă în mod independent că aparține furnizorului.
- O plată unică și urgentă este configurată în afara traseului obișnuit de aprobare.
Plasarea corectă a verificării VoP
Verification of Payee răspunde la o întrebare cu care controalele manuale se luptă la scară mare: acest IBAN aparține într-adevăr numelui de pe factură? Plasează verificarea în momentul modificării, înainte ca înregistrării să i se acorde încredere.
- 1 Declanșează o verificare VoP ori de câte ori este introdus un IBAN nou sau modificat pentru un furnizor.
- 2 Compară numele verificat al beneficiarului cu denumirea legală înregistrată, nu doar cu numele comercial.
- 3 Reține modificarea pentru revizuire în caz de potrivire parțială sau lipsă de potrivire, în loc să o salvezi automat.
- 4 Înregistrează rezultatul în fișa furnizorului, astfel încât controlul să fie auditabil.
Verifică înainte de a avea încredere în datele master
Scopul este să confirmi contul înainte ca acesta să devină beneficiarul implicit, nu să descoperi problema într-o reconciliere ulterioară plății. O verificare în momentul modificării valorează mult mai mult decât un raport după ce fondurile au plecat.
Pentru echipele AP cu volum mare, RoxPay poate verifica un singur IBAN modificat în timp real sau un întreg fișier de furnizori în bloc, astfel încât controlul să scaleze odată cu rulajele tale de plăți.